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Nachweispflicht und revisionssichere Archivierung

Jedes Unternehmen in Deutschland ist dazu verpflichtet verschiedene Geschäftsunterlagen, Informationen und Dokumente revisionssicher zu archivieren, und das zum Teil für 10 oder sogar 30 Jahre. Seit 2017 gehören zum Beispiel auch geschäftliche E-Mails zu den aufbewahrungswürdigen Dokumenten. Doch was bedeutet das genau?

Revisionssicherheit heißt, die Archivierung muss den rechtlichen Anforderungen genügen. Dazu gehört unter anderem die GoBD, aber auch der Datenschutz im Sinne der DSGVO, um die wichtigsten Punkte zu nennen. Es ist also ein komplexes Thema.

GoBD?

Diese Abkürzung steht für: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Das klingt natürlich etwas sperrig und bedeutet kurz gesagt, dass Unterlagen richtig, vollständig, nachvollziehbar, sicher vor Veränderung und Verfälschung oder Verlust sind. Sie müssen darüber hinaus vor der Nutzung Unberechtigter geschützt und für die Prüfbarkeit zugänglich sein. Das gesamte Verfahren zur Archivierung muss zudem dokumentiert und sicher sein.

Die in der GoBD beschriebenen Prinzipien regeln also, welche Pflichten es gibt, damit Dokumente als Beweise von Finanzbehörden oder Gerichten anerkannt werden. Denn darum geht es letztlich, um der in Deutschland geltenden Nachweispflicht nachzukommen.

Was vielen nicht bewusst ist, es genügt dabei nicht einfache Back-Ups von E-Mails auf einem Server anzulegen oder Nachrichten per CC an ein dafür angelegtes Postfach zu schicken. Diese Systeme sind nicht vor Veränderung und Löschung geschützt. Das Grundprinzip der Unveränderlichkeit kann so nicht eingehalten werden.
Aus diesem Grund gibt es spezielle IT-Lösungen für die revisionssichere Archivierung. Ein besonderes Augenmerk wird hier zusätzlich auf Aspekte der IT-Sicherheit gelegt, denn schließlich geht es um sensible Daten.

Wie Sie sehen ist dies kein einfaches, sondern ein hochkomplexes Thema, bei dem Expertenwissen gefragt ist. Denn eine allgemein gültige Lösung für die revisionssichere Aufbewahrung Ihrer digitalen Daten gibt es nicht. Eine individuell, auf die Prozesse Ihres Unternehmens abgestimmte, Lösung gibt es jedoch sicher.
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